№ 3.9 ЗНАКОМСТВО С СУБД MICROSOFT ACCESS
Цель работы: освоение простейших приемов работы с готовой базой данных в среде СУБД Microsoft Access: открытие базы данных (БД); просмотр структуры БД в режиме Конструктор; просмотр содержимого БД в режимах Таблица и Форма; добавление записей через форму; быстрая сортировка таблицы; использование фильтра.
Используемое программное обеспечение: Microsoft Access.
Примечание. Для выполнения этой работы предварительно должна быть подготовлена однотабличная база данных ВИДЕОТЕКА, структура и содержание которой описаны в приложении к данной работе, а также создана форма к этой таблице. В дальнейшем таблицу, в которой хранятся сведения о видеокассетах, а также соответствующую форму будем называть КАССЕТЫ.
Справочная информация
Существуют СУБД, ориентированные на программистов, и СУБД, ориентированные на конечного пользователя. Любые действия с базой данных производятся на компьютере с помощью программ. СУБД, ориентированные на программистов, фактически являются системами программирования со своим специализированным языком, в среде которых программисты создают программы обработки баз данных. Затем с этими программами работают конечные пользователи. К числу СУБД такого типа относятся FoxPro, Paradox и другие.
СУБД Microsoft Access относится к системам, ориентированным на конечного пользователя. Она позволяет пользователю, не прибегая к программированию, легко выполнять основные действия с базой данных: создание, редактирование и манипулирование данными. Access работает в операционной среде Windows, может использоваться как на автономном ПК, так и в локальной компьютерной сети. С помощью Access создаются и эксплуатируются персональные базы данных, а также корпоративные БД с относительно небольшим объемом данных. Для создания крупных промышленных информационных систем Access не годится.
Среда Access (см. рисунок) имеет интерфейс, характерный для Windows-приложений, и включает в себя следующие составляющие: титульную строку с кнопками управления окном, главное меню, панель инструментов, рабочее поле и строку состояния. На рабочем поле устанавливается окно, соответствующее выбранному режиму работы. На рисунке открыто окно, соответствующее основному режиму — режиму работы с базой данных, подрежиму работы с таблицей. Как и для любого приложения, в Access существует иерархия режимов, о которой будет сказано далее.
Данные, с которыми работает СУБД, также могут быть выстроены в иерархическую последовательность. На верхнем уровне такой иерархии находятся основные объекты Access. К ним относятся: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Таблица — это главный тип объекта. Все остальные разновидности объектов являются производными от таблицы. Элементы таблицы — это записи и поля. Свойства элементов таблицы определяются типами, форматами полей и некоторыми другими параметрами.
Форма — это вспомогательный объект, без которого, в принципе, можно обойтись. Формы создаются для повышения удобства пользователя при просмотре, вводе и редактировании данных.
Запрос — результат обращения пользователя к СУБД для поиска данных, добавления, удаления и обновления записей. Результат поиска (выборки) данных представляется в табличном виде. Термином «запрос» называют также сами команды обращения к СУБД.
Отчет — это документ, предназначенный для вывода на печать, сформированный на основании информации, содержащейся в таблицах и запросах.
Макросы и модули являются объектами повышенной сложности и при начальном знакомстве с Access могут не использоваться.
Еще одним особым видом данных является схема — описание структуры связей в многотабличной базе данных.
Режимы работы СУБД Access многообразны. Так же как и для других приложений Windows, иерархия режимов реализована через главное меню. Есть режимы общего характера: работа с файлами (меню Файл); работа с буфером обмена (меню Правка); режим настройки среды (меню Вид); справочный режим (меню Справка). Однако основным режимом можно назвать режим работы с базой данных. Он устанавливается командой Файл -> Создать базу данных или Файл -> Открыть базу данных. Поскольку база данных хранится в файле, то в первом случае система потребует задать имя и место хранения файла, а во втором случае — указать на существующий файл с базой данных.
После раскрытия на экране окна базы данных (см. рисунок выше) становятся доступными подрежимы работы с основными объектами Access: таблицами, запросами, формами и отчетами, которые инициируются открытием соответствующих вкладок в окне. В каждом из этих режимов открывается выбор из трех командных кнопок: Открыть, Конструктор, Создать. Если соответствующий объект еще не создавался, то активной является только команда Создать. Если в окне выделен какой-то из существующих
объектов, то активными будут также команды Открыть и Конструктор. Команда Открыть позволяет просмотреть объект, а команда Конструктор — просмотреть или изменить структуру объекта.
Команды отдаются через главное меню, через кнопки на панели инструментов или в окнах, через контекстное меню (по правой кнопке мыши). Набор активных команд, как правило, носит контекстный характер, т. е. зависит от текущего режима работы. Наиболее важные команды вынесены на панель инструментов.
1. Запустить на исполнение Microsoft Access.
2. Открыть базу данных ВИДЕОТЕКА.
3. Установить режим работы с таблицей (вкладка Таблицы). Открыть таблицу КАССЕТЫ командой Открыть. Изучить содержимое таблицы.
4. Закрыть таблицу. Перейти в режим работы с конструктором таблиц командой Конструктор.
5. Последовательно перемещаясь от поля к полю, познакомиться со свойствами полей: типами, форматами, описаниями.
6. Закрыть конструктор.
1. Перейти в режим работы с формами (вкладка Формы).
2. Открыть форму КАССЕТЫ.
3. Через открывшуюся форму просмотреть последовательность записей. Выполнить переход на первую и последнюю запись, на запись с указанным номером.
4. Добавить в конец таблицы ещё одну запись о новой кассете: 21, “Сибирский цирюльник”, Россия, 180, мелодрама, 25.02.07, да.
5. Закрыть форму.
В этом задании выполняются действия на сортировку записей в полной таблице.
1. Отсортировать таблицу в алфавитом порядке названия фильмов (ключ сортировки – поле ФИЛЬМ). Для этого:
=> выделить столбец ФИЛЬМ (щёлкнуть на заголовке столбца);
=> через контекстное меню или кнопку на панели инструментов выполнить сортировку. 
2. Отсортировать таблицу по двум ключам: СТРАН А и ВРЕМЯ в порядке убывания. Для этого:
=> выделить два столбца: СТРАНА и ВРЕМЯ (щелкнуть на заголовках при нажатой клавише Shift);
=> через контекстное меню или кнопку на панели инструментов 
выполнить сортировку.
Обратите внимание на результат: записи с одинаковым значением поля СТРАНА расположились в порядке убывания поля ВРЕМЯ. Здесь
СТРАНА является первым, а ВРЕМЯ — вторым ключом сортировки.
В этом задании выполняются действия, связанные с отбором записей из таблицы с помощью фильтра.
1. Открыть таблицу КАССЕТЫ.
2. С помощью фильтра отобрать все кассеты, выданные клиентам. Для этого:
=> выполнить команду Записи -> Фильтр -> Изменить фильтр;
=> в появившемся шаблоне в поле ВЫДАНА щелчком выставить флажок (галочку);
=> выполнить команду Фильтр -> Применить фильтр;
3. Аналогично предыдущему отобрать все невыданные кассеты.
4. Отобрать все фильмы, созданные в США.
Написать письмо
